为了更好地理解 TCO的作用,我们可以看看一个简单的例子。某买方正在考虑两种不同的系统:A供应商的系统和 B供应商的系统。A供应商是一家高端供应商,前期价格比较高,但长期可靠性也比较高,而B供应商是一家低成本供应商,不太注重质量和运行。左图中,价格是唯一的考虑因素,显然 B供应商提供的价格比较低。
中间的图中,我们增加了包括安装、培训和项目管理在内的部署成本。我们假设A 供应商的系统安装较快,需要的培训也较少。例如,A 供应商可以提供更加先进的设计和安装工具,可以加速系统的部署。或者A 供应商的产品开箱即可安装,而B供应商的产品为分拆运输,在安装之前尚须先行装配。那么现在A 供应商和B供应商的总成本比较接近,但B供应商的优势稍大。不过,这还只是第一年发生的成本。
右图中,我们超越了第一年,继续考虑系统的整个预期生命周期。我们增加了运行成本、维护成本、故障成本以及其他持续成本。我们假设A 供应商可信地证明A 系统需要的维护较少,正常运行的时间较长,功耗也比较低。例如,A 供应商可以证明其产品经过现场测试,可以在客户环境中很好地运行,或提供案例说明其故障率比较低。现在TCO显示,B 供应商的系统在整个生命周期内的价格更为昂贵。
TCO的发展演变
在过去几年中,TCO的概念不断发展和成熟。随着越来越多的因素被纳入其范围,TCO作为一种全面了解系统投资情况的方法,也正在变得越来越有效。
安防行业尤其感兴趣的是关于风险成本的讨论。在安讯士TCO白皮书中,作者认为,与各种风险相关的成本是实际存在的,并应作为考虑因素纳入TCO决策。白皮书引述了玩具公司Mattel的一个例子,该公司因为从中国供应商那里进口违反美国标准的产品而被罚款 230万美元。而且除了这笔罚款之外,Mattel 还必须召回 2000万个产品,更不用说丧失消费者信任而产生的成本。
应考虑的风险
风险管理本身便是一门科学,企业必须想方设法评估各种情形的可能性及其潜在的负面影响。但无论采用何种方法,我们都认为风险成本应被视为TCO的一部分,并对采购决策产生影响。
在您采购时,以下几个风险领域应特别予以关注:
失去重要业务数据的风险。举例来说,如果您的摄像机系统与 POS系统紧密整合以预防损失,那么您希望得到每笔交易的可靠视频。但如果系统停机,您无法获得交易视频,那么您的成本有多大?
网络攻击的风险。如果您的系统受到攻击,导致系统停机,数据丢失,而最坏的情况可能是丧失客户信任,那么您的成本有多大?
品牌的风险。如果您的供应商无论是在环境、社会、经济或道德方面均不符合可持续发展标准,那么您的成本有多大?会对您的品牌造成什么样的影响?
假设前述案例中的买方进行了风险评估,并从风险的角度进一步验证了 A供应商和 B供应商的资质。那么在本案例中,B供应商对于买方来说风险更大,下图中的模型也添加了其风险成本。现在,选择A供应商的理由更加充分。
分析 TCO时应考虑的五件事情
TCO 的应用看起来似乎比较复杂,但其实不然。我们建议从小处着手,先考虑您能够验证以及您认为比较重要的因素,然后进行扩展。我们可以按照下面的五个步骤来做:
1.审查价格。仔细查看价格实际包含哪些内容。一个产品需要安装配件,而另一个产品是开箱即用吗?一款摄像机需要额外的灯光,而另一款摄像机拥有足够的光敏度,无需额外的灯光也可以使用吗?
2.分析部署的关键因素。系统安装简便吗?与现有系统整合简便吗?您的员工需要多少培训?
3.分析运行的关键因素。您将需要多少时间进行维护?一般故障率是多少?应该注意的是,系统其他部分也会产生成本。例如,IP摄像机系统可能会要求您扩展网络和存储,因此带宽要求比较高的产品将会增加您的成本。此外还有用电成本。
4.分析“隐形”成本。例如,未来变更或调整系统容易吗?员工使用系统要花多长时间?有货运或仓储费用吗?
5.分析风险成本。系统的主要风险是什么?即便您无法完全量化风险成本,那么至少也要识别风险,并在业务决策时予以仔细权衡。
TCO的其他好处
在本文中,我们认为,TCO作为战略采购工具极具重要性和实用性,这一点已经在诸多行业中得到反复验证。
TCO方法还有另外一大好处:它为系统的价值或投资回报(ROI)讨论提供了基础。在以后的文章中,我们将进一步分析TCO和 ROI之间的关系,以及如何估算价值。
(图文摘自AXIS微信公众号:瑞典安讯士)
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